Lưu ý khi tổ chức sự kiện cho nội bộ doanh nghiệp

Thảo luận trong 'Sinh viên rao vặt' bắt đầu bởi senvang24, 27/9/16.

  1. senvang24 New Member

    chúng ta không phải là một người to chuc su kien chuyen nghiep, nhưng bạn nhiều lần bắt buộc tổ chức những event cho công ty, cho tổ chức của chúng ta. Vậy, làm cách gì để tự tổ chức tốt một event nội bộ mà không có sự tham gia của agency ?

    Hẳn là có rất nhiều người đã từng làm qua một sự kiện mà không biết. Ví dụ, chúng ta tổ chức một buổi sinh nhật tại nhà và mời anh em tới tham dự - đó cũng là một event. công ty chúng ta tổ chức một buổi team building và bạn là người nhận nhiệm vụ lên kế hoạch và tổ chức trò chơi cho mọi người thì ta đang thực hiện một sự kiện đấy, chỉ có điều, đó là một sự kiện quy mô nhỏ và trong nội bộ, phải nếu có sơ xuất nào thì mọi cá nhân cũng đơn giản bỏ qua hơn là việc một trung gian nào đó tổ chức và làm "bể show".

    Để có thể tổ chức tốt một sự kiện, ngoài những điều chủ chốt ta đã được học như lên ý tưởng, viết ke hoach to chuc su kien, dự trù chi phí tổ chức sự kiện, điều tra vị trí thì hãy cùng xem thêm một số phương pháp để tránh sai sót trong quá trình thực hiện.
    [​IMG]

    1. Hãy tham khảo ý kiến của những cá nhân làm trước

    Ví dụ, hàng năm doanh nghiệp ta đều tổ chức đi chơi chương trình 2-9 và năm nay, thay bởi giao cho phòng Hành chính - nhân sự như mọi năm thì sếp lại giao cho phòng truyền thông hay Kinh doanh của ta. Việc đầu tiên bạn bắt buộc làm là cần sử dụng viết và sổ ghi chú lại các ý kiến mà cá nhân làm trước đưa ra (dự trù kinh phí ăn ở di chuyển cho 30 người trong 3 ngày, các địa điểm đã đi rồi để không đề xuất lặp lại, những trò chơi cần lưu ý bởi vì những năm trước đem lại hiệu ứng không tốt, bố trí thời gian để khi đi chơi về mọi cá nhân không mệt và tiếp tục làm việc,...).

    2. Hỏi nhiều năm kinh nghiệm từ những cá nhân có chuyên môn

    Nếu ta có bè bạn làm trong nghề tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì thật là lãng phí nếu bạn không tận dụng để hỏi họ về những ý tưởng cũng như nhiều năm kinh nghiệm. Ví dụ với một buổi tiệc tổng kết tất niên cho doanh nghiệp nên một không khí ân cần và cởi mở, họ sẽ tư vấn cho bạn làm ở đâu, những tiết mục nào bắt buộc có và không buộc phải có. Trong khi, họ còn có thể cung cấp cho bạn một số nhà cung ứng giá rẻ mà chung chung, nếu tự tìm bạn sẽ không thể có mức giá ấy.

    3. cần nên có một kế hoạch chi tiết và dự trù kinh phí thật chu đáo

    Kể cả những người làm event chuyên nghiệp và có nhiều nhiều năm kinh nghiệm, thì sau khi lập sách lược và được đối tác thông qua, thì họ cũng buộc phải dành rất nhiều thời gian để rà đi rà lại xem còn thiếu sót gì không, việc này cực kỳ quan trọng vì chỉ phải một chút sơ xuất thì trong quá trình tổ chức sự kiện đó sẽ bị ảnh hưởng. Chẳng hạn như tổ chức một buổi họp báo nhỏ tại doanh nghiệp, bạn phải cần có Media Kit, có bảng presentation giới thiệu về công ty/chương trình của mình, bắt buộc có đại diện chỉ huy đứng ra trả lời câu hỏi, có nước uống và giấy viết ghi chép cho phóng viên, lên danh sách nhà báo được mời để ở bàn chương trình tân... và ta phải lên sách lược thật kỹ và đưa những kịch bản này vào bảng dự trù kinh phí để tránh thiếu sót ngân sách cho chúng.

    4. buộc phải có hạng mục chi tiết dù là chương trình nhỏ

    nội dung không chỉ sử dụng trong nội bộ để những người tổ chức có thể theo sát chương trình vì trong quá trình event diễn ra sẽ có nhiều cụ thể nhỏ bị bỏ sót (dù thông thường ta nhớ như in trong đầu). hạng mục còn được sử dụng cho bên cung cấp Âm thanh ánh sáng để họ có thể điều chỉnh theo kịch bản một bí quyết đúng mực, cho quay phim chụp hình để họ biết thời khắc nào ông Tổng giám đốc sẽ từ dưới khán phòng đi lên sân khấu phát biểu mà họ chuẩn bị hướng máy quay cho thích hợp và lấy được những góc hình đẹp, quan trọng trong event.
    Lưu ý: Bạn phải Đăng nhập để có thể xem đầy đủ đề thi, tài liệu.

Chia sẻ trang này