Nghệ thuật viết email, trao đổi email trong công việc.

Thảo luận trong 'MS TUYẾN ENGLISH' bắt đầu bởi Ms Tuyến English, 29/3/15.

  1. Bạn là người trẻ năng động luôn tìm cơ hội cho bản thân. Ngoài một bản portfolio (hồ sơ thành tích cá nhân) thì bạn cần phải có bức email trao đổi công việc chuyên nghiệp, thu hút nhà tuyển dụng/khách hàng. Vậy bạn đã biết sử dụng email một cách hiệu quả để đạt được mục đích của mình chưa?


    Ấn tượng




    [​IMG]



    Ấn tượng đầu tiên của một bức thư điện tử chuyên nghiệp là Tiêu đề. Tiêu đề phải bao quát rõ ràng toàn bộ nội dung cần giải quyết cũng như những gì mà bức thư muốn hướng đến. Đối với những người hằng ngày giải quyết một khối lượng công việc lớn qua thư điện tử, thì hộp thư của họ sẽ chồng chất thư tới tấp nập.



    Chính vì thế tiêu đề là "điểm" duy nhất để giúp họ nhận biết, phân biệt được tầm quan trọng của công việc, và giúp họ tìm lại nhanh chóng khi muốn xem lại một email nào đó. Nhớ rằng đừng bao giờ bỏ trống chữ ở tiêu đề. Điều này thể hiện thái độ không tôn trọng đối với người nhận và làm mất tính chuyên nghiệp của bức thư bạn gửi.



    [​IMG]


    Cách sử dụng ngôn từ trong email trao đổi công việc biểu hiện thái độ, tình cảm của bản thân đối với người nhận. Tùy vào mục đích và đối tượng nhận email để có "giọng điệu trao đổi" phù hợp.



    Khi cần ai đó giúp đỡ công việc giúp mình, bạn không thể dùng từ "yêu cầu" hoặc thái độ trịnh thượng. Hay như người nhận email có chức vụ ngang bạn, bạn cũng không thể sử dụng ngôn từ mà bề trên nói với cấp dưới.... Luôn có những bức mail gửi đi và nhận được hồi âm nhiệt tình và cũng có những bức email một đi không trở về. tất cả phụ thuộc vào cách dùng từ ngữ của người gửi.



    Tốt nhất, khi viết email nội bộ, dù đối tượng là ai: Sếp hay nhân viên, người lớn tuổi hoặc nhỏ tuổi, câu đầu tiên trong email Ms Tuyến English nhấn mạnh bạn nên dùng những lời chào mang tính trang trọng và thân mật như: Kính gửi, Thân mến... (dear, hi...)...để thể hiện sự trân trọng đến các đối tượng giao tiếp.
    Lưu ý: Bạn phải Đăng nhập để có thể xem đầy đủ đề thi, tài liệu.
  2. Ms Tuyến English

    Ms Tuyến English Member Thành viên BQT

    Tham gia ngày:
    20/1/15
    Bài viết:
    60
    Chuyên nghiệp


    [​IMG]


    Để đảm bảo người nhận thư nắm bắt hết vấn đề bạn nói, thì hãy nằm lòng "sử dụng ngôn ngữ chính thống, không viết tắt" trong email. Cũng không nên dùng những câu có ý khơi gợi hai mặt hay dùng những từ để người khác phải đoán như "hiểu ý tôi chứ".



    Ghi rõ toàn bộ nội dung công việc đầy đủ sẽ giúp bạn luôn kiểm soát chặt chẽ được tiến trình công việc của mình và tránh những tình huống xấu khi hai bên đối thoại không hiểu nhau.



    [​IMG]


    Hiệu quả sử dụng chữ IN HOA kiểu chữ khác hay màu chữ sẽ làm người nhận chú ý những chỗ bạn nhấn mạnh. Nhưng lạm dụng nhiều quá làm mất tính lịch sự của bức thư. Nó sẽ làm cho người đọc có cảm giác bạn đang ra lệnh và quát tháo vào mặt họ, một phần khiến họ đọc khó khăn và chậm hơn chữ viết thường.



    Một số người nói rằng họ không thích đọc những email được viết toàn bộ bằng chữ IN HOA, hay trong một email mà sử dụng nhiều font chữ, kích cỡ chữ, lúc thì in đậm lúc thì chữ nghiêng, sử dụng màu chữ bừa bãi.



    [​IMG]


    Email trao đổi công việc khác hẳn với những email Marketing, độ dài của một email càng ngắn càng tốt, tập trung vào vấn đề cần trao đổi, tránh nói dai nói dài để người đọc cảm thấy mệt mỏi. Và thông thường khi kết thúc email, Ms Tuyến English khuyên bạn nên thêm những lời chúc tốt đẹp hay những lời cảm ơn chân thành vào cuối mỗi email.



    Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký những từ như: Thanks, Best Regards, Regards hoặc Cám ơn, chúc một ngày tốt lành...
  3. Ms Tuyến English

    Ms Tuyến English Member Thành viên BQT

    Tham gia ngày:
    20/1/15
    Bài viết:
    60
    Tôn trọng công việc


    Cuối cùng đừng quên đọc lại email một lần nữa để xem lỗi chính tả và nội dung thông tin đã đầy đủ chưa, có cần sửa lại hay thêm vào phần nào không. Phần chính tả là phần cần được xem kỹ nhất, đặc biệt là những email Tiếng Anh. Nếu bạn viết sai chính tả một vài lần, người đọc có thể nghĩ do công việc cần được giải quyết gấp nên bạn hơi vội vàng quên mất phải đọc lại, người đọc có thể bỏ qua.



    Nhưng nếu việc này cứ tiếp diễn liên tục, email nào cũng sai lỗi chính tả, người đọc sẽ bắt đầu khó chịu thực sự, vì họ cảm thấy bạn không coi trọng email này, bạn gửi cho có chứ không phải thật sự muốn trao đổi cùng đồng nghiệp, và quan trọng họ đánh giá bạn là một người cẩu thả và không nghiêm túc trong công việc.



    [​IMG]



    Rà soát lại chính tả đã xong, cuối cùng đừng quên C/c cho những người có liên quan cùng theo dõi công việc chung, giúp ích cho mọi người thuận tiện theo dõi tiến độ công việc.



    Chúc bạn có một bức email tuyệt vời ông mặt trời nhé! (designs.vn)



    Một số mẫu câu bạn nên học trước cùng Ms Tuyến English:



    CÁC MẪU CÂU THÔNG DỤNG KHI VIẾT EMAIL THƯƠNG MẠI



    ☆ Salutation – Chào hỏi

    Dear Mr. …./ Ms… (Nếu bạn biết tên người nhận)

    Dear Sir or Madam (Nếu bạn không biết tên người nhận)



    ☆ Starting – Mở đầu

    * I am writing – Tôi viết e-mail nhằm…

    to inform you that … – thông báo với bạn rằng…

    to confirm … – xác nhận…

    to request/ enquire about … – yêu cầu



    * I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì…

    * I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết…



    ☆ Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó

    * Thank you for your e-mail of March 15. – Cám ơn e-mail bạn gửi ngày 15 tháng 3.

    * Thank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.

    In reply to your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…

    * Thank you for your e-mail regarding … – Cám ơn e-mail của bạn về việc…

    * With reference to our telephone conversation yesterday… – Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…

    * Further to our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…

    * It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…

    * I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo luận vào thứ 3.

    FOLLOW MS TUYẾN ENGLISH - Lịch khai giảng mới nhất

    ☞ Fanpage: Học Tiếng Anh Cô Tuyến

    ☞ YouTube: mstuyenenglish

    ☞ Email: mstuyenenglish@gmail.com

    ☞ Hotline: 0985 895 446

Chia sẻ trang này